ماهو الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير

الوصف الوظيفي

مديرو المكاتب مسؤولون عن الأداء الفعال للمكتب من خلال مجموعة من المهام الإدارية والمالية والتنظيمية.

يضمن مديرو المكاتب بشكل أساسي التشغيل السلس للمكتب على أساس يومي ويمكنهم إدارة فريق من الموظفين الإداريين أو موظفي الدعم. تشمل المسؤوليات عادة:

تنظيم الاجتماعات وإدارة قواعد البيانات
حجز المواصلات والاقامة
تنظيم أحداث الشركة أو المؤتمرات
طلب الأثاث
التعامل مع المراسلات والشكاوى والاستفسارات
إعداد الرسائل والعروض التقديمية والتقارير
الإشراف والرقابة على عمل الكادر الإداري
إدارة ميزانيات المكتب
الاتصال بالموظفين والموردين والعملاء
تنفيذ وصيانة الإجراءات / النظم الإدارية المكتبية
تفويض المهام للموظفين المبتدئين
تنظيم برامج تعريفية للموظفين الجدد
ضمان تحديث سياسات الصحة والسلامة
باستخدام مجموعة من حزم البرامج
حضور الاجتماعات مع الإدارة العليا
مساعدة وظيفة الموارد البشرية في المنظمة من خلال تحديث سجلات الموظفين وترتيب المقابلات وما إلى ذلك.

ومع ذلك ، اعتمادًا على حجم وهيكل المنظمة ، يمكن أيضًا دمج دور مدير المكتب مع دور وظيفي آخر قائم على المكتب ، على سبيل المثال:

مساعد الموارد البشرية
سكرتير شركة
مدير المرافق (من خلال تحمل مسؤولية صيانة المبنى)
مساعد تسويق.

غالبًا ما تشتمل الواجبات على بعض الواجبات التقليدية للمسؤول ، ولكن الدور يمكن أن يكون أوسع نطاقًا.

يجوز لأي منظمة تضم أكثر من عدد قليل من الموظفين تعيين مدير مكتب. أصحاب العمل الكبار هم:

المستشفيات
الجامعات
المنظمات المالية
السلطات المحلية
الحكومة المركزية
جمعيات خيرية
تجارة صغيرة
الشركات المصنعة.

عادةً ما يتم الإعلان عن الوظائف عبر لوحات الوظائف والصحف المحلية والإقليمية والوطنية (عبر الإنترنت والمطبوعة) بالإضافة إلى وكالات التوظيف المتخصصة.

يمكن أن تكون الدرجة العلمية مفيدة في بعض الأحيان وهذه المهنة مفتوحة للخريجين من جميع تخصصات الدرجات العلمية. ومع ذلك ، لا يحدد العديد من أصحاب العمل المؤهلات الأكاديمية كشرط ، وبدلاً من ذلك يشددون على أهمية:

خبرة في دور إداري
معرفة حزم البرامج
مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين وإدارة الوقت.

تعد خبرة العمل السابقة في المكتب أو السكرتارية أو التعامل مع العملاء ضرورية (قد يتوقع بعض أصحاب العمل عامين على الأقل). يطلب بعض أصحاب العمل أيضًا خبرة سابقة في العمل ضمن دور قائم على المكتب في نفس القطاع. يمكن اكتساب الخبرة ذات الصلة من خلال عمل الوكالة المؤقت ، والذي قد يؤدي بدوره إلى عمل مكتب دائم.