محتويات
ماهي مهام وظيفة سكرتير
أهم الواجبات والمتطلبات
السكرتير ، أو المساعد الإداري ، مسؤول عن ضمان عمل المكتب الذي يعمل فيه بسلاسة ودعم الموظفين داخل الشركة. بشكل عام ، سيحتفظ السكرتير بسجلات المكتب ، والرد على العملاء على الهاتف أو في البريد الإلكتروني ، وأداء المهام الإدارية.
ماهي مهام وظيفة سكرتير ؟
في حين أن وظيفة السكرتير يمكن أن تختلف بناءً على حجم الشركة التي يعملون بها ، إلا أنهم سيساعدون بشكل عام في أداء المهام الإدارية ويكونون بمثابة نقطة الاتصال الأولى للعملاء. في شركة صغيرة ، يمكن أن يشمل دور السكرتير مسؤوليات أوسع مثل حجز السفر للمديرين التنفيذيين أو تدوين الملاحظات في الاجتماعات. في الشركات الكبيرة ، يمكن أن يكون دور السكرتير أكثر انسيابية لتحية العملاء عند دخول المبنى والرد على المكالمات الهاتفية. في الصناعات الخدمية مثل الصالونات ، يمكن أن يكون السكرتير مسؤولاً عن حجز المواعيد.
واجبات ومسؤوليات السكرتير
عند كتابة وصف وظيفي لسكرتير ، من المهم تحديد الوظائف الرئيسية للدور من خلال شرح الصناعة أو نوع المبنى الذي سيعمل فيه مقدم الطلب إذا كان ذلك مناسبًا. فيما يلي قائمة بأهم الواجبات والمسؤوليات المطلوبة للتميز كسكرتير:
- الرد على المكالمات الهاتفية من العملاء مع توجيههم أيضًا إلى الموظف المناسب
- تحية العملاء عند دخولهم مبنى الشركة ومساعدتهم في العثور على الموظف أو الغرفة المناسبة لتعيينهم
- المساعدة في ترتيب اجتماعات المكتب من خلال التأكد من أن غرفة الاجتماعات مجهزة تجهيزًا جيدًا بالمستلزمات المكتبية والأطعمة والمشروبات
- كتابة خطابات أو رسائل بريد إلكتروني للبائعين أو العملاء نيابة عن الشركة
- القيام بمهام إدارية مثل تمزيق الورق أو النسخ أو طباعة المواد للموظفين
- التنسيق مع البائعين الخارجيين مثل عمال الصيانة نيابة عن الشركة
- تنظيم سجلات ومذكرات الشركة لضمان سهولة العثور عليها عند الحاجة
- تدوين الملاحظات في اجتماعات الشركة وتوزيع الملاحظات على المديرين التنفيذيين للشركة بعد ذلك
مهارات ومؤهلات السكرتير
سيكون لدى مرشح السكرتير الناجح العديد من المهارات والمؤهلات المطلوبة مسبقًا لواجبات هذه الوظيفة. تتضمن بعض الأمثلة على المهارات أو المؤهلات التي يحتاجها السكرتير ما يلي:
- مهارات تنظيمية قوية من أجل الحفاظ على سجلات الشركة وتقديم المستندات المهمة بشكل فعال
- مهارات اتصال قوية
- القدرة على العمل مع مختلف أعضاء الفريق
- القدرة على حل المشكلات الإدارية دون إشراف
- مهارات كتابة ممتازة للمساعدة في صياغة مذكرات الشركة وتدوين الملاحظات في الاجتماعات
- القدرة على التبديل بين المهام بسهولة عندما تتغير الأولويات
- معرفة برامج الكمبيوتر الأساسية مثل Microsoft Office
- المهارات المحاسبية الأساسية أو المساعدة في معالجة المدفوعات من العملاء
متطلبات خبرة السكرتير
في معظم الحالات ، لا يشترط وجود خبرة عمل سابقة كسكرتير. إذا كانت الخبرة السابقة مهمة ، فإن خبرة سنتين إلى ثلاث سنوات هي بداية جيدة. تأكد من البحث عن خبرة في شركة ذات حجم مماثل ، خاصة إذا كان طالب الوظيفة سيعمل في مؤسسة كبيرة. يمكن أن تكون الخبرة في صناعة مماثلة مفيدة أيضًا.
التعليم ومتطلبات التدريب
ستبحث العديد من المنظمات عن متقدم لوظيفة حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية على الأقل. يمكن للمرشح الناجح أن يحصل على تدريب مهني إضافي من جامعة أو كلية معتمدة. قد تكون درجة البكالوريوس في الآداب أو شهادة التدريب على إدارة المكاتب مفيدة في هذا الدور.
توقعات راتب السكرتير
وفقًا لرواتب إنديد ، يبلغ متوسط راتب السكرتير 21.62 دولارًا للساعة . يمكن أن يختلف الراتب حسب الخبرة أو الموقع أو الشركة التي تقوم بالتوظيف.
أسئلة وأجوبة الوصف الوظيفي السكرتير
ما الذي يجب أن تبحث عنه في السيرة الذاتية السكرتير؟
عند مراجعة المتقدمين للوظائف لشغل منصب سكرتير ، انظر إلى حجم أي شركة عملوا فيها في الماضي ، حيث يمكن أن يكون هذا مؤشرًا على ما إذا كان لديهم خبرة قابلة للتطبيق. على سبيل المثال ، غالبًا ما يتمتع طالب الوظيفة الذي عمل في شركة صغيرة بخبرة في أداء واجبات تتجاوز وظيفة السكرتير العادية. أو ، إذا كانت الوظيفة ستتم في صناعة الخدمات ، فإن العثور على متقدم لوظيفة عمل مع برنامج كمبيوتر خاص بمواعيد الحجز يمكن أن يساعد في ضمان عملية إعداد سلسة.
ما هو الفرق بين مساعد تنفيذي وسكرتير؟
غالبًا ما يكون السكرتير مسؤولاً عن تحية العملاء عند دخولهم مباني الشركة. في حين أن هناك بعض المهام التي تتداخل ، يكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عادةً عن مساعدة فرد أو مجموعة من المديرين التنفيذيين داخل الشركة. يستلزم دورهم امتلاك معرفة عملية بالدور اليومي للمدير التنفيذي الذي يشرفون عليه. قد يمثل المساعد التنفيذي أيضًا مديره التنفيذي الخاص في اجتماعات أو أحداث الشركة.
كيف يمكنك إبراز الوصف الوظيفي السكرتير الخاص بك؟
إن التأكد من إبراز أي مزايا رئيسية تأتي مع الدور مثل الوجبات المجانية أو سياسات الإجازة السخية أو مزايا العافية يمكن أن يساعد في إبراز الوصف الوظيفي للسكرتير.
1)https://ca.indeed.com/hire/job-description/secretary?hl=en&co=CA
المراجع
